Kontrola kosztów drukowania dokumentów

Dokumenty są istotnym elementem funkcjonowania współczesnych organizacji ale stanowią dla nich duży koszt. Większość firm nie posiada informacji o ich wysokości i ich nie ogranicza.
Poniżej przedstawiamy łatwe sposoby na minimalizowanie wydatków ponoszonych na drukowanie i kopiowanie dokumentów oraz na zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska naturalnego.

1. Drukuj na odpowiedniej drukarce
   Drukarki sieciowe i duże urządzenia wielofunkcyjne są tańsze w eksploatacji niż osobiste, biurkowe drukarki. Urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w finiszery skracają czas potrzebny na przygotowanie dokumentów.
    
2. Skanuj dokumenty zamiast je kopiować
   Do pracy potrzebujesz informacji zawartych w dokumencie, a nie zadrukowaną kartkę papieru, dlatego częściej zamiast kopiować dokument zeskakuj go i przechowuj w wersji elektronicznej.
    
3. Sprawdź dwa razy zanim wydrukujesz
   Wiele dokumentów jest drukowanych kilkakrotnie, ponieważ zawierają błędy. Aby tego uniknąć dokładne sprawdzaj dokumenty przed wydrukiem, a w przypadku druku wielu kopii stosuj funkcję wydruku próbnego.
    
4. Czy rzeczywiście potrzebujesz to drukować?
   Drukuj tylko ważne dokumenty, które muszą mieć formę papierową. Do poprawek stosuj narzędzia komentarzy w edytorach tekstów. Dokument elektroniczny zawsze zdążysz wydrukować - nie musisz tego robić na zapas.
    
5. Drukarka nie działa!
   Stosuj narzędzia do wydruku podążającego (follow-me-printing), aby uniknąć komplikacji w przypadku awarii jednego urządzenia. Do zarządzania flotą urządzeń stosuj narzędzia do zdalnego monitorowania ich stanu.
    
6. Zarządzaj dostępem
   Nie wszyscy potrzebują mieć możliwość druku w kolorze lub wysyłać faksy. Zarządzaj dostępem do urządzeń lub ich funkcji redukując koszty, jednocześnie zwiększając produktywność całego systemu.
    
7. Świadomość kosztów
   Pozwól użytkownikom dowiedzieć się ile kosztują wydruki, które generują, a zaczną redukować koszty na swoim stanowisku pracy. Stosuj limity wydruków aby zwiększać świadomość użytkowników.
    
8. Formatuj dokumenty przed wydrukiem
   Odpowiednie sformatowanie e-maili, stron WWW i innych dokumentów (np. małe marginesy, mniejsza czcionka, mniejszy nagłówek i stopka, eliminacja wydruku tylko jednego-dwóch wierszy na stronie) znacznie zmniejszy koszt ich wydruku.
    
9. Dobre zwyczaje drukowania
   Stosuj zasady ograniczające koszty i zanieczyszczenie środowiska: domyślnie drukuj dwustronnie, drukuj wiele stron na jednym arkuszu tam gdzie to tylko możliwe, nie używaj koloru jeśli go rzeczywiście nie potrzebujesz.
    
10. Ktoś zabrał moje dokumenty!
    Funkcja wydruku poufnego uchroni Cię przed utratą wrażliwych informacji oraz koniecznością ich ponownego drukowania.